Procure-to-Pay

Alles, was ein Unternehmen einkauft, vom Rohmaterial bis zur Hotelnacht, ist ein Geschäftsvorfall, der Belege hinterlässt: eine Bestellung, einen Wareneingang, eine Rechnung, eine Zahlung. Die Belege entscheiden, wie jeder Schritt gebucht wird. Wie fein, hängt von drei Dingen ab: von der Kostenart, von der Wesentlichkeit und davon, was das Gesetz verlangt. Softwarehersteller nennen das den Spend-Prozess.

Wer ihn führt

Der Spend-Prozess ist auf mehrere Abteilungen verteilt, und jede Stufe hat ihre Verantwortlichen. Der Universal Spend Process von Acunomic weist die Rollen zu:

Den Prozess administrieren

Administration

Regeln und Richtlinien festlegen

Controlling, Finanzleitung

Eine Firmenkarte beantragen

Einkauf, Spesen einreichende Person

Budget festlegen, planen

Controlling, Kostenstellen­verantwortliche

Abonnieren, bestellen

Einkauf, Controlling

Belege sammeln und erkennen

Leitung Kreditorenbuchhaltung

Ein Bauplan für jeden Einkauf

Der Prozess läuft für Waren, Dienstleistungen und Spesen gleich ab. Er wird definiert und geregelt, budgetiert, dann geplant oder abonniert. Danach laufen zwei Spurpaare nebeneinander. Bestellen und Empfangen sind die Versorgung. Aufwand und Ausgabe sind das Geld: Der Aufwand sind die Kosten, die dem Unternehmen entstehen, die Ausgabe ist das Geld, das die Bank verlässt. Die Buchhaltung läuft die ganze Zeit mit, nicht erst am Ende.

Eine Verbindlichkeit ist kein Aufwand. Die Rechnung begründet eine Schuld; in welche Periode die Kosten gehören, ist eine eigene Frage, die Abgrenzungen beantworten. Kartenbelastungen und Rückvergütungen sind Zahlungen, keine Kostenarten.

Vier Kostenarten, vier Spuren

Wo Kosten entstehen, bestimmt, welche Belege sie nachweisen. Waren kommen mit Lieferung und Wareneingang, Dienstleistungen mit Leistungsbeschreibung und Leistungsnachweis, Software und Werbung mit Nutzung und Kartenbelastung, Reisen mit Antrag, Reisebuchung und der Reise selbst. Alle vier enden in der Kreditorenbuchhaltung oder einem gleichwertigen Schritt, dann in einer Zahlung und schliesslich in der Abstimmung.

Auch Reisen sind Beschaffung. Ein Reiseantrag ist eine Bedarfsmeldung, eine Reisebuchung eine Bestellung, und die Landung, der Check-out im Hotel oder die Rückgabe des Mietwagens sind die Leistungsnachweise, die die Bestellung als geliefert markieren. Buchungs- und Servicegebühren wirken wie Bezugsnebenkosten.

Die Abstimmung ist die Schattenarbeit

Die meiste Arbeit liegt am Ende: Ausgabe und Aufwand zusammenzubringen. Die erste Abstimmung ordnet jede Zahlung ihrer Verbindlichkeit zu und ziffert den offenen Posten aus; die zweite stimmt den Kontoauszug mit dem Hauptbuch ab. Wo sie nicht übereinstimmen, hat der Unterschied einen Grund: eine Kartenbelastung, deren Rechnung noch fehlt, eine Vorauszahlung für eine Leistung, die noch kommt, eine Währungsdifferenz, eine private Ausgabe auf der Firmenkarte.

Vom Beleg zur Buchung

Keine Buchung ohne Beleg. Das Obligationenrecht verlangt «den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge» (Art. 957a OR), das HGB, dass sich jeder Geschäftsvorfall in seiner Entstehung und Abwicklung verfolgen lässt (§ 238 HGB). Der Beleg entscheidet auch, wie der Schritt gebucht wird: Eine Buchungsbestätigung oder eine Proforma-Rechnung kann eine Vorauszahlung tragen, die Rechnung trägt die Vorsteuer, der Kontoauszug schliesst die Zahlung ab.

Aus einem Geschäftsvorfall werden zwei Transaktionen: Die Rechnung begründet die Verbindlichkeit, die Zahlung gleicht sie aus. Ein System, das beides in eine Zeile schreibt, verliert die Spur, der die Revision folgt.

Wie fein buchen

Die Wesentlichkeit bestimmt, wie viel Detail eine Buchung braucht, und Reisen zeigen den Zielkonflikt am besten. Eine monatliche Sammelrechnung eines Reisebüros bedeutet weniger Belege, aber mehr Buchungen, mehr Verzögerung und Abgrenzungen für die letzten Tage des Monats. Eine Rechnung pro Reisebuchung, mit der Karte bezahlt, bedeutet mehr Belege, aber weniger Buchungen und keine Abgrenzung am Monatsende. Eine monatliche Kartenabrechnung als eine einzige Lieferantenrechnung wirkt am einfachsten und ist nicht zu empfehlen.

Das Obligationenrecht kennt die Wesentlichkeit: Die Rechnungslegung «muss das Wesentliche enthalten» (Art. 958c OR), und bis CHF 100 000 Nettoerlös darf ein Unternehmen sogar auf die zeitliche Abgrenzung verzichten und auf Einnahmen und Ausgaben abstellen (Art. 958b OR). Keine Wesentlichkeit ersetzt aber den Beleg, den das Gesetz verlangt.

Geschäftsreisen: wo die Regeln kollidieren

Eine Hotelnacht im Ausland trägt die Mehrwertsteuer des Landes, in dem das Hotel steht (§ 3a UStG, Art. 8 MWSTG). Diese Steuer lässt sich nicht in der eigenen Abrechnung geltend machen, nur im Vergütungsverfahren dieses Landes, und ein Beleg, der im Inland genügt, kann dort scheitern.

Taggelder und Kilometerpauschalen sind Pauschalen an die Mitarbeitenden, keine Lieferantenrechnungen, und tragen deshalb keine Vorsteuer. Deutschland legt die Verpflegungspauschale im Gesetz fest: EUR 28 für einen ganzen Tag Abwesenheit und EUR 14 für den An- und den Abreisetag (§ 9 Abs. 4a EStG).

Was es ist und wofür es dient

Die Kostenart sagt, was eingekauft wurde: Material, bezogene Leistungen, Personal, übriger Betriebsaufwand. Ob Kosten über oder unter der Linie des Bruttoergebnisses stehen, entscheidet etwas anderes: wofür sie verwendet wurden. Ein Freelancer im Kundenprojekt gehört zu den Kosten der verkauften Leistungen; derselbe Freelancer an der Firmenwebsite ist Verwaltung.

Beide Länder lassen die Wahl. Das Obligationenrecht erlaubt die Produktionserfolgsrechnung oder die Absatzerfolgsrechnung (Art. 959b OR), das HGB das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren (§ 275 HGB). Nur die Darstellung nach Funktionen kennt eine Linie des Bruttoergebnisses, das «Bruttoergebnis vom Umsatz» (§ 275 Abs. 3 HGB). Jede Einkaufszeile braucht deshalb zwei Antworten: ihre Art, das Konto, und ihre Funktion, eine Kostenstelle oder einen Funktionsbereich auf der Zeile.

Datenmodell

Hinter jedem Beleg steht ein Datensatz, hinter jeder Buchung eine Tabellenzeile. Die Tabellen jedes Systems, mit ihren Schlüsseln und Verbindungen: auf welche Bestellzeile ein Eingang zeigt, mit welcher Zeile eine Rechnung abgeglichen wird.

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